Wie richte ich eine Voicemail und Öffnungszeiten für mein Team ein?

Im Berufsleben können wir nicht dauerhaft telefonisch erreichbar sein! Während wir also in Team-Meetings oder einfach nur im Feierabend sind, muss jemand (potenzielle) Kund:innen am Telefon empfangen. Eure gemeinsame Team-Rufnummer hat dafür natürlich eine Voicemail und Öffnungszeiten, mit denen der Admin die telefonische Erreichbarkeit einstellen kann. 

Voicemail einrichten & verwalten

Unter Einstellungen > Business > Dein Team kommt der Admin in die Übersicht des Teams und kann unter dem Menüpunkt "Voicemail" die Voicemail über den Button aktivieren.

Ruft jemand auf eurer Teamrufnummer an, geht sie mit einer Standardansage nach ca. 20 Sekunden ran. Hinterlässt euch der Anrufende eine Nachricht, finden alle Teammitglieder eine Benachrichtigung in ihrer Inbox. Dort kann man sie dann natürlich abhören und es gibt zusätzlich eine Text-Transkription der Nachricht.

Eine individuelle Voicemail-Ansage kann der Admin über drei Optionen erstellen:

1. Direkt aufnehmen: Nimm eine Ansage mit deiner eigenen Stimme – oder der eines anderen Teammitglieds – direkt in der App auf. Halte dafür den Aufnahme-Button so lang gedrückt, wie die Ansage eingesprochen wird. Die Ansage sollte maximal 60 Sekunden lang sein, ihr wollt ja nur kurz eure Anrufer:innen informieren. Danach kannst du die Aufnahme noch einmal anhören und – wenn sie dir gefällt – einfach abspeichern. Falls du noch nicht zufrieden bist, sprich sie einfach nochmal ein.
   
   
2. Lass den Bot sprechen: Text-to-speech die perfekte Option, wenn ihr kein hochwertiges Aufnahme-Equipment besitzt oder nicht in professionelle Sprecher:innen investieren möchtet. Schreib einfach den Ansagetext in das Textfeld und lass die Ansage vom Bot einsprechen. Die Voicemail-Ansage ist auf eine Textlänge von maximal 500 Zeichen beschränkt. Den Text kannst du jederzeit ändern und anpassen und die Ansage dann erneut anhören. Wenn du fertig bist, einfach abspeichern.
   
   
3. Datei hochladen: Ihr habt bereits eine professionell eingesprochene Ansage? Dann lade die Audio-Datei ganz einfach hoch. Damit die App deine Datei verarbeiten kann, sollte sie in folgende Abmessungen passen: maximal 60 Sekunden lang und 5 MB groß, sowie ein gängiges Dateiformat wie z.B. mp3, m4a, wav

Wichtig: Alle im Team können die Voicemail-Ansagen anhören, aber nur der Admin kann sie ändern und verwalten. Falls dein Team keine Voicemail benötigt, kannst du diese auch ganz einfach über den Button ausschalten. Wir haben der Telefonansage übrigens einen ganzen Blogartikel gewidmet – inklusive Checkliste für die Erstellung einer professionelle Telefonansage.

Öffnungszeiten einrichten & verwalten

Ebenfalls unter Einstellung > Business > Dein Team kann der Admin unter dem Menüpunkt "Öffnungszeiten" die telefonische Erreichbarkeit des Teams oder Unternehmens individuell einstellen.

Klicke dazu auf den gewünschten Tag und es öffnet sich eine Bedienoberfläche für die Uhrzeiten. Eine Öffnungszeit von 09:00 bis 17:00 Uhr ist voreingestellt, lässt sich aber einfach durch einen Klick auf "Start" oder "Ende" auf die gewünschten Zeiten ändern. Alternativ kannst du auch einstellen, dass dein Team ganztägig geöffnet oder geschlossen ist. 

Falls keine Öffnungszeiten benötigt werden, schaltest du die Funktion einfach über den Button aus. 

Anrufe außerhalb der eingestellten Öffnungszeiten nimmt direkt die Voicemail in Empfang. Dein Team ist also nur dann geschäftlich erreichbar, wenn ihr es möchtet. Und zum Feierabend wird die Teamrufnummer automatisch stumm geschaltet und die eingestellte Voicemail aktiviert.